1. Algemeen

De bescherming van uw persoonlijke gegevens is voor Montea NV van het hoogste belang. In deze gegevensbeschermingsverklaring beschrijven we welke maatregelen er worden genomen om de bescherming van uw persoonlijke gegevens te garanderen conform de Belgische privacywetgeving en de Europese General Data Protection Regulation (“GDPR”). Met deze toelichting wensen we u duidelijk te informeren hoe we binnen Montea NV zorg dragen voor uw gegevens. De principes en maatregelen die Montea NV toepast, zijn opgenomen in onderhavige gegevensbeschermingsverklaring (“Gegevensbeschermingsverklaring”).

Deze Gegevensbeschermingsverklaring verstrekt u gedetailleerde informatie over de bescherming van uw persoonsgegevens door Montea NV, met maatschappelijke zetel te 9320 AALST, Industrielaan 27 en met ondernemingsnummer 0417.186.211 (hierna: “Montea”, “we” of “wij”). Montea is een openbare gereglementeerde vastgoedvennootschap naar Belgisch recht (SIRP – SIIC), gespecialiseerd in logistiek vastgoed in België, Nederland en Frankrijk. Montea biedt haar klanten letterlijk de ruimte om te groeien, aan de hand van flexibele en innoverende vastgoedoplossingen. Montea staat in voor het verzamelen en verwerken van de door u met ons gedeelde persoonsgegevens met betrekking tot voornoemde activiteiten van Montea.

Deze Gegevensbeschermingsverklaring is bedoeld om u te informeren over welke persoonsgegevens Montea over u als klant, gebruiker, onderaannemer, vertegenwoordiger van de klant, leverancier of aandeelhouder kan verwerken, waarom die persoonsgegevens worden gebruikt, hoe ze worden gedeeld, hoelang ze worden bewaard, wat uw rechten zijn en hoe u deze rechten kunt laten gelden.

Contactgegevens:
BELGIE
Industrielaan 27 bus 6
9320 Erembodegem
+32 53 82 62 62
info@montea.com

NEDERLAND
EnTrada
Ellen Pankhurststraat 1C
5032 MD Tilburg
+31 88 2053 888
info@montea.com

FRANKRIJK
18-20 Place de la Madeleine
75008 Paris
+33 1 83 92 25 00
info@montea.com

DUITSLAND
Industrielaan 27 bus 6
9320 Erembodegem
+32 53 82 62 62
info@montea.com

2. Montea als verwerkingsverantwoordelijke[1]

Montea is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgebonden gegevens in de verschillende processen en systemen die van toepassing of in gebruik zijn bij Montea.
Montea zal als verwerkingsverantwoordelijke de nodige technische en organisatorische maatregelen nemen ter bescherming van de persoonsgebonden gegevens.

3. Welke persoonsgegevens worden verzameld via welke kanalen[2]

3.1. Algemeen

Deze Gegevensbeschermingsverklaring is van toepassing op persoonsgegevens die worden verzameld door Montea in België, Nederland en Frankrijk in verband met de producten en diensten die zij aanbiedt. Hieronder vallen de gegevens die (i) online worden verzameld via het klant(huurder)registratieformulier, het aanmeldformulier voor de persberichten, marketingcampagnes en advertenties op onze website en (ii) offline worden verzameld via de klantenservice / huurderservice en vertegenwoordigers-verkopers.

Algemeen ontvangen wij en verwerken wij gegevens van bedrijven, leveranciers, partners, onderaannemers enz. en hun medewerkers in het kader van een samenwerking of toekomstige samenwerking (prospectie).
Deze gegevens vallen in de categorie “Algemene Identificatiegegevens” en omvatten:

• Adresgegevens (Straat, nummer, postcode, gemeente/stad)
• Naam
• Voornaam
• Geboortedatum
• E-mailadres
• Vast telefoonnummer
• Optioneel: Mobiel nummer
• Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt, bijvoorbeeld door een profiel op deze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch;
• Locatiegegevens;
• Creditcard- of andere betaalgegevens.

Deze Gegevensbeschermingsverklaring geldt ook voor aanbiedingen en advertenties van Montea diensten die Montea of een derde namens Montea kunnen vertonen op websites, platformen en applicaties van derden op basis van uw gebruikersinformatie van deze website. Deze websites, platformen en applicaties van derden hebben ook hun eigen gegevensbeschermingsverklaringen en algemene voorwaarden. Montea raadt u aan deze te consulteren voorafgaand aan uw bezoek van de websites, platformen en applicaties van derden.

Deze Gegevensbeschermingsverklaring maakt integraal deel uit van de gebruiksvoorwaarden en algemene verkoopsvoorwaarden van Montea.

3.2. Opslag van toegangsgegevens aanmaken van logbestanden

Montea beschikt over een website om u te informeren over de diensten Montea. Wanneer een gebruiker zich toegang verschaft tot de website van Montea en wanneer gegevens worden ingevoerd, worden de toegangsgegevens opgeslagen in een logbestand. Deze persoonsgegevens bestaan uit:

• Datum/tijd van het opvragen van de pagina;
• Status van toegang;
• Overgedragen gegevenshoeveelheid;
• IP-adres en gebruikersnaam van geauthentiseerde gebruikers;

Deze persoonsgegevens worden gebruikt om de inhoud van de website van Montea weer te geven, de functionaliteit van onze informatietechnologiesystemen te waarborgen en onze online aanwezigheid te optimaliseren. De gegevens kunnen worden gebruikt in een geanonimiseerde vorm voor statistische doeleinden, maar ook ten behoeve van gegevensbeveiliging, met name voor foutanalyse en het voorkomen van hackpogingen[3].

3.3. Contactformulier

De website van Montea voorziet de mogelijkheid om via het tabblad “contact” persoonsgegevens aan Montea over te maken. Deze informatie wordt altijd vrijwillig ingevoerd. Als u ons persoonlijke of zakelijke informatie verstrekt via het tabblad contact (en dus via telefoon of e-mail), zal Montea deze informatie alleen gebruiken voor het beoogde doel. Uw toestemming vormt de wettelijke basis hiervoor[4].

3.4. My Montea

Via “My Montea” op de website van Montea kunt u, als geregistreerde huurder, toegang krijgen tot onze diensten voor huurders. U dient dienaangaande uw verkregen ID en wachtwoord in te voeren in het aanmeldformulier.

De gegevens worden opgeslagen voor de duur van de registratie, voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen van Montea[5].

U kunt uw registratie op elk moment annuleren. In dat geval wordt uw toegang onmiddellijk geblokkeerd en gewist na het verstrijken van de wettelijke bewaarplicht.

3.5. Persberichten

U kan zich vrij aanmelden voor de persberichten van Montea, dit is gebaseerd op een ongedwongen toestemming[6]. Indien u dit doet dan worden uw contactgegevens (zie verder) opgenomen in de CRM-database van Montea en kunnen deze verder aangewend worden voor activiteiten met als grondslag het gerechtvaardigd belang van Montea[7]. Uw gegevens zullen niet worden verzonden aan derden.

Door uw e-mailadres in te voeren, stemt u ermee in dat wij uw gegevens mogen gebruiken voor het verzenden van de persberichten om u te informeren over het nieuws van Montea. U kunt op elk moment uitschrijven voor de ontvangst van persberichten en de toestemming die u hebt gegeven, annuleren. Dit zal effect hebben voor de toekomst. Als u de persberichten niet meer wenst te ontvangen, gebruik de link onderaan het persbericht om u uit te schrijven. Uw contactgegevens blijven wel nog bewaard binnen de CRM toepassing van Montea, zodat we nog steeds de andere diensten kunnen blijven verzorgen. Indien u uw gegevens hieruit wil verwijderen, volg de stappen zoals uiteengezet in artikel 9 van de Gegevensbeschermingsverklaring.

3.6. Social Media

Op de website van Montea wordt momenteel gebruik gemaakt van de Social-Media diensten LinkedIn, Twitter, Youtube en Vimeo.

Als u een bezoek brengt aan de website van Montea en op het logo van één van de sociale diensten klikt, wordt u naar de betreffende externe pagina van deze netwerkdienst doorverbonden[8]. Wanneer u één van de knoppen aanklikt, terwijl u bij één van de diensten ingelogd bent, kan de informatie, dat u een bezoek aan ons online-aanbod gebracht hebt, daar aan uw gebruikersaccount toegewezen worden. Als u lid bij één van de diensten bent en niet wenst dat de sociale netwerken via het online-aanbod gegevens over u verzamelen en deze aan uw gegevens als lid koppelen, dient u vóór het aanklikken van één van de logo’s bij LinkedIn, Twitter, Youtube of Vimeo uit te loggen.

Montea heeft geen kennis van de inhoud van de overgemaakte gegevens en over het gebruik daarvan door de sociale diensten. Deze websites, platformen en applicaties hebben hun eigen gegevensbeschermingsverklaringen en algemene voorwaarden. Montea raadt u aan deze te consulteren voorafgaand aan uw bezoek van deze websites, platformen en applicaties.

3.7. Google Analytics

Deze website maakt gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google LLC. ("Google"), Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, VS.

Google Analytics gebruikt "cookies", dit zijn tekstbestanden die op uw computer worden geplaatst, om de website te helpen analyseren hoe deze wordt gebruikt. De informatie die door de cookie wordt gegenereerd bij uw gebruik van deze website, wordt normaal gesproken verzonden naar een server van Google in de Verenigde Staten en daar opgeslagen. Deze website maakt gebruik van Google Analytics met de extensie "gat._anonymizeIp ();" om de anonieme opname van IP-adressen te garanderen ("IP-masking"). Als IP-anonimisering op deze website is geactiveerd, wordt uw IP-adres echter afgekapt door Google vanuit een lidstaat van de Europese Unie of vanuit een ander land dat partij is bij de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte. Alleen in uitzonderlijke gevallen wordt het volledige IP-adres naar een server van Google in de Verenigde Staten verzonden en daar ingekort. Google zal deze informatie namens ons gebruiken om uw gebruik van de website te evalueren, rapporten over de website-activiteit op te stellen en de website-exploitant andere diensten aan te bieden met betrekking tot het gebruik van de website en internetgebruik. Google zal uw IP-adres (verzonden door uw browser en overgedragen via Google Analytics) niet koppelen aan andere gegevens in het bezit van Google[9].

3.8. Cookies

De website van Montea maakt gebruik van “Cookies”[10]. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw computer worden opgeslagen en specifieke gegevens bevatten zodat u bij een volgende bezoek weer wordt herkend. De cookie wordt alleen opgeslagen als u instemt met het opslaan door op OK te drukken. Verder worden er cookies gebruikt in persberichten om de aangemelde persoon te herkennen zodat opnieuw aanmelden niet nodig is. U kunt de cookies op elk gewenst moment via de instellingen van uw browser verwijderen.

4. Waarom verzamelen we uw gegevens?[11]

Deze gegevens hebben we nodig voor onze standaard bedrijfsvoering en uitoefenen van onze diensten. Conform de GDPR stemt dit overeen met “Gerechtvaardigd belang van de verwerkingsverantwoordelijke”.
De algemene identificatie gegevens dienen onder andere voor:

• Professionele contacten via telefoon, Gsm, email enz.
• Dienstverlening aan uw bedrijf en medewerkers
• Persberichten en informatie omtrent leegstand en seminaries. Voor deze communicatie is er een opt-in/opt-out mogelijkheid.
• Marketingactiviteiten

5. Hoelang worden uw persoonsgegevens bijgehouden?[12]

Montea zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is voor het verwezenlijken van de doeleinden waarvoor de gegevens werden verzameld, waaronder het leveren en verstreken van haar diensten om te voldoen en /of om te voldoen aan de interne werking van Montea, zoals het onderhoud van het klantenbestand en relatiebeheer en procedurele waarborgen.

Verder worden de persoonsgegevens bijgehouden zolang de samenwerking aanwezig is en niet door een van beide partijen opgezegd werd. Na het beëindigen van de contractuele relatie worden de persoonsgebonden gegevens nog tien jaar bijgehouden. Als betrokkene kan u uitdrukkelijk vragen om deze reeds vroeger te verwijderen zonder dat echter de wettelijke bewaartermijnen geschonden worden.

Daarnaast zal Montea uw persoonsgegevens bewaren gedurende de periode die vereist is om te voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving.

6. Overdracht aan derde partijen[13]

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw gegevens aan personen of ondernemingen die geen deel uitmaken van Montea.
Montea draagt uw gegevens enkel over aan gerechtvaardigde verwerkers, dit zijn bedrijven die wij opdracht geven om gegevens de verwerken binnen de wettelijk gedefinieerde parameters (dienstverleners, aannemers)[14]. In dit geval blijft Montea verantwoordelijk voor de bescherming van uw gegevens. Montea heeft dienaangaande diverse juridische, technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd, en voert regelmatig controles uit, om ervoor te zorgen dat de verwerkers voldoen aan de Europese en nationale verplichtingen rond gegevensbescherming.

Meer bepaald contracteren wij met de volgende vertrouwde aannemers op volgende gebieden:

• Samenwerkingspartners van Montea die onder eigen verantwoordelijkheid diensten aan u leveren. Dit is het geval wanneer u ons verzoekt om diensten van deze partners te leveren, of als u instemt met de betrokkenheid van de partner, of als we de partner betrekken in een situatie waarin we wettelijk zijn toegestaan, zoals de prestaties binnen een contractuele relatie;
• Wetshandhaving of overheidsdiensten wanneer deze een juridische procedure hebben gevolgd om Montea te vragen de informatie openbaar te maken;
• Externe leveranciers van diensten aan Montea, zoals data-verwerkingsleveranciers (IT), marketing, verkoop, consulting, financiën, HR, logistiek, klantenservice, drukwerk.
• Bepaalde gereguleerde (vrije) beroepen, zoals advocaten, notarissen of accountants.

Persoonsgegevens worden binnen de Montea-groep overgedragen voor interne administratieve doeleinden in verband met gecentraliseerde klantenservice en orderverwerking[15]. Montea heeft dienaangaande diverse interne richtlijnen opgesteld die haar bedrijven verplichten om de technische / organisatorische maatregelen te implementeren om de beveiliging van gegevensverwerkingshandelingen te waarborgen.

7. Minimale gegevensverwerking[16]

De persoonlijke gegevens die wij verzamelen zijn adequaat en relevant voor onze doeleinden. We beperken onze verzameling van uw persoonlijke gegevens tot een minimum hoeveelheid dewelke nodig is voor de doeleinden waarvoor wij de persoonlijke gegevens verwerken.

7.1. Automatische verwerking & profilering

Montea doet geen profilering, tevens gebeurt er geen volledige automatische verwerking van uw persoonsgebonden gegevens.

8. Hoe beveiligen wij uw gegevens?[17]

Wij voorzien de nodige technische en organisatorische maatregelen om de veiligheid van uw persoonsgegevens te garanderen.

Organisatorisch beschikken we over een uitgewerkt informatie veiligheidsbeleid, bijhorend actieplan, een privacyverklaring en duidelijke verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Tevens zijn de nodige processen en procedures aanwezig om dit beleid optimaal uit te voeren en te volgen.

9. Wat zijn uw rechten en hoe kan u ze uitoefenen?[18]

9.1. Recht op inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens[19]

U heeft principieel het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen.

9.2. Intrekken van toestemming, bezwaar en recht van overdracht van uw gegevens[20]

Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Montea en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid.
U kan bij Montea een verzoek indienen om de persoonsgegevens die Montea van u beschikt in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

Al deze rechten kunnen kosteloos uitgeoefend worden door een duidelijk verzoek in te dienen bij onze administratie. Hierin staat vermeld op welk recht u wenst beroep te doen met toelichting en hoe wij u kunnen contacteren. U kan dit melden via privacy@montea.com

9.3. Nationale toezichthouder

Montea wijst u erop dat u de mogelijkheid heeft om klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder. Dat kan via de volgende contactgegevens:

Gegevensbeschermingautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel+32 (0)2 274 48 00 - Fax +32 (0)2 274 48 35
contact@apd-gba.be
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/contact

Vragen en suggesties over het thema gegevensbescherming zijn altijd welkom. Voor Montea is dit erg belangrijk. Bij vragen over gegevensbescherming kunt u Montea bereiken op het adres vermeld onder Art. 1 van deze Gegevensbeschermingsverklaring.

9.4. Wijzigingen aan de Gegevensbeschermingsverklaring

Montea kan deze beschermingsverklaring wijzigen door de bijgewerkte versie op haar website te plaatsen. Wanneer er wijzigingen in deze verklaring worden gepubliceerd, zal Montea de datum van de ‘laatste update” boven aan deze verklaring aanpassen. Montea zal uw rechten onder deze Gegevensbeschermingsverklaring niet ten nadele van u aanpassen, zonder uw toestemming.

10. Privacyverklaring voor Sollicitanten

In het algemeen worden uw persoonsgegevens bewaard voor zolang als noodzakelijk voor de uitvoering van bovenvermelde doeleinden.

Indien u bij ons heeft gesolliciteerd of indien u werd gecontacteerd in het kader van rekrutering maar dat niet heeft geleid tot tewerkstelling bij ons, worden uw persoonsgegevens gewoonlijk bewaard gedurende een periode van drie jaar zodat wij u later nog opnieuw kunnen contacteren in het kader van nieuwe professionele opportuniteiten.

U kan de uitgebreide Privacyverklaring voor Sollicianten hier vinden.

[1] Artikel 5, lid 1(a) GDPR
[2] Artikel 13; artikel 12, lid 1 GDPR.
[3] Artikel 6, 1 (f) GDPR.
[4] Artikel 6, 1 (a) GDPR.
[5] Artikel 6, 1 (a), (b) en (c) GDPR.
[6] Artikel 6, 1 (a) GDPR.
[7] Artikel 6, 1 (f) GDPR.
[8] Artikel 6, 1 (f) GDPR.
[9] Artikel 6, 1 (f) GDPR.
[10] Artikel 6, 1 (f) GDPR.
[11] Artikel 13; artikel 5, lid 1(a); artikel 5, lid 1(b); artikel 12, lid 1 GDPR.
[12] Artikel 13; artikel 5, lid 1(a); artikel 12, lid 1; artikel 18, lid 1(a) GDPR.
[13] Artikel 13; artikel 5, lid 1(a); artikel 12, lid 1; artikel 19 GDPR.
[14] Artikel 28 GDPR.
[15] Artikel 6, 1 (f) GDPR.
[16] Artikel 13; artikel 5, lid 1(c); artikel 12, lid 1 GDPR.
[17] Artikel 5, lid 1(f); artikel 24 lid 1 en 2; artikel 32; artikel 5, lid 1(e); artikel 12, lid 1
[18] Artikel 13; artikel 5, lid 1(a); artikel 5, lid 1(d); artikel 12, lid 1
[19] Artikel 15, 16 en 17 GDPR.
[20] Artikel 20 en 21 GDPR.